AVISO DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS COSMETICOS SAMY S.A.

Responsable del tratamiento de datos:

Razón social: COSMÉTICOS SAMY S.A.

NIT: 811.008.383-4

Domicilio: Carrera 51 # 14-52 Medellín-Colombia

Teléfono: +57 (4) 4487269

Correo electrónico: tratamientodedatos@samycosmetics.com

COSMÉTICOS SAMY S.A., sociedad constituida en Colombia, con NIT No. 811.008.383 - 4, domiciliada en la Carrera 51, 14 - 52 de la ciudad de Medellín, Colombia, y su teléfono (+57-4) 448 - 7269 (en adelante COSMÉTICOS SAMY), atendiendo a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante LA POLÍTICA), la cual pone en conocimiento de todos aquellos que sean titulares de los Datos Personales recaudados por COSMÉTICOS SAMY.

1. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN:

En desarrollo de su objeto social, COSMÉTICOS SAMY recolecta información relacionada con datos personales cuyos titulares tienen algún tipo de vinculación con COSMÉTICOS SAMY. Esta vinculación se presenta con Clientes, Empleados y Proveedores.

1.1. La información de los Clientes que han sido recolectados en nuestras bases de datos tiene como finalidad:

• Llevar a cabo el cumplimiento de los contratos celebrados con cada uno de ellos y demás objetivos constituidos por COSMÉTICOS SAMY en desarrollo de su objeto social.

• Informar de manera oportuna a los Clientes y/o Representantes Legales sobre los nuevos productos y/o servicios desarrollados por COSMÉTICOS SAMY.

• Atender Preguntas Quejas y Reclamos -PQRS-.

• Suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.

• Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas pedagógicas y servicios especiales.

1.2. Los datos recolectados a Proveedores tienen como finalidad:

• Comparación de ofertas, contacto, estudios de mercado, facturación, despacho y recepción de mercancía, evaluación de experiencia comercial, análisis financieros, pago de obligaciones financieras y tributarias.

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social del retail en lo que tiene que ver con la comercialización y fabricación de jabones y detergentes, preparados para limpiar y pulir; perfumes y preparados de tocador, así como las demás relacionadas con el contrato celebrado con el titular de la información.

1.3. Los datos recolectados a Empleados tienen como finalidad:

• Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral.

• Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación contractual con COSMÉTICOS SAMY.

• Mantener en sus bases de datos información referente a contacto para casos de emergencia.

• Enviar comunicados a sus empleados referente a convocatorias, actividades internas, estadísticas, reformas y demás actividades y/o novedades generadas por COSMÉTICOS SAMY.

2. RECAUDO DE DATOS PERSONALES Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO:

• Los datos de los Clientes de COSMÉTICOS SAMY se recolectan a través de la solicitud de estos para efectos de elaboración de contratos, facturación, remisión de informes, diagnósticos, resultados, estudios y demás información relacionada directamente con el producto y/o servicio contratado.

• Los datos de los Empleados de COSMÉTICOS SAMY se recauda a través de la entrega de sus hojas de vida al momento de postularse para una vacante.

• Los Datos de los Proveedores de COSMÉTICOS SAMY, se recauda a través de la información suministrada por su titular o Representante Legal. Esta información es recaudada para efectos netamente comerciales relacionados con los productos y/o servicios contratados.

• COSMÉTICOS SAMY obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Las bases de datos que COSMÉTICOS SAMY obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. La información se encuentra alojada en archivos digitales de propiedad de COSMÉTICOS SAMY, cuyo acceso se encuentra restringido al gerente de la compañía y aquellos funcionarios que por la naturaleza del cargo que ocupan requieren acceso a dicha información para el cumplimiento de sus funciones. El acceso a la información se efectúa mediante asignación de usuarios, perfiles y contraseñas, los cuales cuentan con distintas medidas de seguridad tecnológicas que buscan impedir el acceso fraudulento por parte de terceros. Además de lo anterior, COSMÉTICOS SAMY, dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4. DATOS SENSIBLES:

Con el fin de proteger a sus empleados y visitantes, las instalaciones de COSMÉTICOS SAMY son monitoreadas y resguardadas por medio de un sistema de video vigilancia, el cual recolecta imágenes por medio de cámaras instaladas en diversos puntos estratégicos para tal fin. La información que se recolecte por estos medios solo podrá ser entregada a las autoridades en caso de ser requerida.

Los datos de menores de edad, afiliación a organizaciones de cualquier tipo, orientación sexual e información recolectada en los exámenes médicos sobre salud ocupacional que se haya recolectado en desarrollo del objeto social de COSMÉTICOS SAMY, goza de especial protección por parte de COSMÉTICOS SAMY de acuerdo con los parámetros impuestos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, tales como autorización expresa de los titulares (en el caso de menores de edad de sus representantes legales) para el tratamiento de este tipo de datos, velando siempre por el respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (Art. 12 Dcto 1377/2013) y las demás establecidas por la ley.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los Titulares de los datos personales tendrán los derechos detallados a continuación, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COSMÉTICOS SAMY o los Encargados del Tratamiento de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COSMÉTICOS SAMY, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.

c. Presentar solicitudes ante COSMÉTICOS SAMY o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, y a que estas le entreguen tal información.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

e. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de COSMÉTICOS SAMY, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento COSMÉTICOS SAMY o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del responsable.

f. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

g. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

h. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.

i. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de COSMÉTICOS SAMY para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.

j. Conocer a la dependencia o persona facultada por COSMÉTICOS SAMY frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

6. INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD

Es también deber de COSMÉTICOS SAMY informarle acerca del uso y tratamiento responsable y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad:

“Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.

Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con la Corte Constitucional colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de COSMÉTICOS SAMY o que se soliciten, requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, a quienes COSMÉTICOS SAMY facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS:

7.1. CONSULTAS:

Las consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de COSMÉTICOS SAMY, pueden dirigirse al delegado de la protección de datos personales por medios electrónicos a través del correo electrónico

tratamientodedatos@samycosmetics.com

o telefónicamente en la línea: (+57-4) 448 – 7269.

Cualquiera que sea el medio, COSMÉTICOS SAMY guardará prueba de la consulta y su respuesta. El procedimiento para tales efectos será́ el siguiente:

a. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, COSMÉTICOS SAMY recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de COSMÉTICOS SAMY y se la hará conocer al solicitante.

b. El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por COSMÉTICOS SAMY.

c. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el titular para su comunicar su solicitud.

d. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por COSMÉTICOS SAMY.

7.2. RECLAMOS.

En los casos en que los Titulares de datos personales tratados por COSMÉTICOS SAMY consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de Ley de COSMÉTICOS SAMY, podrán dirigirlos por medios electrónicos al correo

tratami

entodedatos@samycosmetics.com

Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

a. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

• Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

• COSMÉTICOS SAMY antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del dato personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cedula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, COSMÉTICOS SAMY requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de COSMÉTICOS SAMY no es competente para resolverlo, dará traslado al delegado de protección de datos personales dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

c. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de COSMÉTICOS SAMY donde reposen los datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

d. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR INFORMACIÓN:

El titular de los datos personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de la sociedad COSMÉTICOS SAMY o el encargado del tratamiento, podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo es el correo electrónico del área encargada del tratamiento de datos personales.

7.4. PROCEDIMIENTO PARA RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y/O REVOCAR AUTORIZACIONES:

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el tratamiento de datos personales presentará una solicitud con las siguientes características:

• La solicitud deber ser presentada a través de los medios de contacto aquí mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.

• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.

• El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con la sociedad COSMÉTICOS SAMY.

8. CONFORMIDAD CON LOS PRINCIPIOS ACTUALIZADOS DEL COMITÉ JURÍDICO INTERAMERICANO SOBRE LA PRIVACIDAD Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL 09 DE ABRIL DE 2021

La presente política de tratamiento de datos personales cumple a cabalidad la normatividad internacional de protección de datos, y en especial, LOS PRINCIPIOS ACTUALIZADOS DEL COMITÉ JURÍDICO INTERAMERICANO SOBRE LA PRIVACIDAD Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL 09 DE ABRIL DE 2021, correspondientes a:

• Finalidades legítimas y lealtad;

• Transparencia y consentimiento;

• Pertinencia y necesidad;

• Tratamiento y conservación limitados;

• Confidencialidad;

• Seguridad de los datos;

• Exactitud de los datos;

• Acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad;

• Datos personales sensibles;

• Responsabilidad;

• Flujo transfronterizo de datos y responsabilidad;

• Excepciones;

• Autoridades de protección de datos;

En este orden de ideas, la presente política de tratamiento de datos personales está ajustada tanto a la legislación interna colombiana como a la normatividad interamericana sobre protección de datos, y desarrolla a cabalidad los principios antes mencionados.

En cualquier momento se puede consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales completa que está publicada en este portal web.

La presente política se ha adoptado y empieza a cumplir sus efectos desde el día 3 de mayo de 2017 El período de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política.

Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

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